Personuppgiftsbehandling i Tibro kommun

Det är EU:s dataskyddsförordning, GDPR, och kompletterande svensk lagstiftning om dataskydd och personuppgiftsbehandling som reglerar hur Tibro kommun som myndighet får hantera personuppgifter. Lagstiftningen talar också om vad du som registrerad har för rättigheter.

Dessa rättigheter innebär i korthet att du som registrerad har rätt att veta vilka personuppgifter kommunen behandlar om dig och varför. Du har också rätt att få dina uppgifter rättade och i enstaka fall raderade. 

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är all information som går att knyta till dig som person och som på något sätt kan användas för att identifiera dig. Till exempel namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, fastighetsbeteckning eller registreringsnummer. Även bilder är en personuppgift, om du tydligt kan identifieras på bilden.

Vad menas med behandling av personuppgifter?

Med behandling avses varje åtgärd som görs med en personuppgift. Det kan vara insamling, registrering, lagring, bearbetning, publicering eller annan spridning.

När du exempelvis ansöker om bygglov, barnomsorgsplats, föreningsbidrag, lämnar synpunkter eller har en fråga kommer dina personuppgifter att behandlas av kommunen. Vissa personuppgifter kan också behöva användas för administration, uppföljning, statistik och kontroll.

Personuppgiftsansvarig

I Tibro kommun är varje nämnd personuppgiftsansvarig. Det innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas på ett lagligt, säkert och i övrigt korrekt sätt inom de verksamheter som de ansvarar för.

Fastställt ändamål - därför behandlar vi dina personuppgifter

Dataskyddsförordningen, GDPR, är till för att förhindra att din personliga integritet kränks genom behandling av personuppgifter. Dina personuppgifter får bara behandlas om du själv har godkänt det eller om det finns stöd för behandlingen i dataskyddsförordningen eller någon annan lag.

Tibro kommun behöver dina personuppgifter för att handlägga ärenden som rör dig eller dina barn. Personuppgifter som du lämnar till kommunen används för ett bestämt ändamål och sparas under den tid som krävs för att utföra uppgiften. Om dina personuppgifter ska behandlas för ett annat ändamål än det ursprungliga, så kommer vi att informera dig om det innan en ny behandling påbörjas.

• Tibro kommuns policy för behandling av personuppgifter (fastställd av kommunfullmäktige 2018-05-28)

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

Tibro kommuns behandling av personuppgifter måste ske utifrån någon av följande rättsliga grunder:

• Behandlingen är nödvändig för att uppfylla en rättslig förpliktelse. Tibro kommun behöver behandla personuppgifter för att kunna utföra de tjänster, till exempel skola och socialtjänst, som en kommun är ålagd att göra enligt lag. 
• Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna så får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Dokumentation av kommunens verksamhet betraktas också som ett allmänt intresse.
• Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilket den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås. Om du ingår ett avtal med Tibro kommun får alltså kommunen behandla dina personuppgifter på det sätt som krävs för att kunna fullgöra avtalet.
• Behandlingen är nödvändig för att skydda intressen som är av grundläggande betydelse för den registrerade eller för en annan fysisk person.
• Den registrerade har lämnat sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

De som får ta del av dina personuppgifter är anställda som behöver det för att kunna utföra de arbetsuppgifter som är kopplade till behandlingen av dina personuppgifter för ett specifikt ändamål. Det kan exempelvis vara handläggare, administrativ personal, rektorer, webbredaktörer eller bibliotekarier, beroende på vilken typ av ärende det gäller.

I vissa fall måste vi lämna dina personuppgifter vidare till andra myndigheter och organisationer, till exempel Skatteverket. Det kan även förekomma att dina personuppgifter blir utbegärda som allmänna handlingar, vilket hanteras utifrån bestämmelser i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen samt arkivlagen. 

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området, så kallat tredje land, så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall enligt de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Dina rättigheter när personuppgifter behandlas av oss

Du kan begära att få tillgång till de personuppgifter som kommunen behandlar om dig. För att få det, behöver du göra en skriftlig begäran om registerutdrag. 

• Blankett om begäran om registerutdrag 

Skicka din undertecknade begäran till Kommunledningskontorets kansli, Tibro kommun, 543 80 TIBRO. Det går även bra att lämna in din begäran i kommunhusets reception, Centrumgatan 17, TIBRO.

Du kan även:

• Begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter
• Invända mot behandling av dina personuppgifter
• Begära dataportabilitet. Det innebär att du i vissa fall har rätt att begära att kommunen för över dina personuppgifter till en annan organisation för annan användning. Rätten till dataportabilitet gäller endast personuppgifter som du själv har lämnat till kommunen med samtycke eller genom avtal.
• När som helst återkalla eventuellt samtycke. Återkallelsen gäller från den dag du återkallar ditt samtycke. 
• Klaga på vår behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.

Om du vill vara anonym eller har skyddad identitet

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet ju systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. 

Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter för då registreras dessa uppgifter och blir en offentlig handling.

Lämna inte ut känslig information via telefon eller e-post

Ingen anställd inom Tibro kommun frågar efter eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om dig som person via telefon eller e-post. Med känslig information menar vi i det här fallet kreditkortsnummer och inloggningsuppgifter.

För vissa tjänster på tibro.se krävs att du loggar in och att du också identifierar dig. Det kan ske med Bank-ID eller mobilt Bank-ID. Det är så du identifierar dig med e-legitimation på tibro.se. 

Om du använder sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook, för att komma i kontakt med Tibro kommun, så överförs informationen samt dina personuppgifter alltid till tredje part, d v s företaget som driver det sociala mediet. För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Dataskyddsombud

Tibro kommun har ett dataskyddsombud, som du som registrerad är välkommen att kontakta om du har frågor om personuppgiftsbehandling. Du når kommunens dataskyddsombud via Skövde kommuns kontaktcenter, telefon 0500-49 80 00 eller via e-postadressen dataskyddsombud@skovde.se.

Integritetsskyddsmyndigheten är tillsynsmyndighet

En tillsynsmyndighet i varje EU-land ska övervaka att de som behandlar personuppgifter följer dataskyddsförordningen. I Sverige är det Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) som är tillsynsmyndighet. Du har rätt att lämna klagomål till integritetsskyddsmyndigheten om du tycker att Tibro kommun behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt.

Mer information om dataskyddsförordningen hittar du på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats.