Allmän handling
Besöksadress
Centrumgatan 17
Öppettider
Mån-fre kl. 07.30-16.00
Postadress
543 80 Tibro
Kontakter
-
Frida Blomqvist
Kanslichef
0504-18505
E-post -
Josefin Karlsson
Kommunsekreterare
0504-18134
E-post
En allmän handling är en handling som har skickats till eller har upprättats av kommunen och som förvaras där. En begäran att få ta del av en allmän handling ska prövas skyndsamt. Du behöver inte tala om vem du är eller vad handlingen ska användas till för att få ta del av den, så länge som handlingen inte faller under någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen.
Alla, både svenskar och utländska medborgare, har rätt att ta del av allmänna, offentliga handlingar hos myndigheter och förvaltningar. Syftet är att ge dig insyn och möjlighet att kontrollera hur politiker och tjänstepersoner sköter kommunen. På så sätt har du också möjlighet att påverka verksamheten.
En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslut med mera. Men det kan också handla om e-post, video- eller bandupptagningar.
En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. Enligt lagen är en handling allmän när den har inkommit till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. En handling anses förvarad hos myndigheten om den fysiskt finns där eller finns tillgänglig i läsbar form. Även om en tjänsteperson exempelvis skulle ta med sig en handling hem så anses den ändå som förvarad hos myndigheten.
Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda, d.v.s. hemliga. Alla allmänna handlingar som inte är sekretessbelagda är offentliga. Därmed har du rätt att läsa dem.
Arbetsmaterial, minnesanteckningar som en tjänsteman har skrivit endast för att förbereda ett ärende, utkast och interna meddelanden inom en myndighet är exempel på handlingar som inte är allmänna.
Vill du veta mer om vilka handlingar som inte anses vara allmänna, se Tryckfrihetsförordningen 2 kap.
En handling anses vara upprättad:
- när den har expedierats
- när det ärende till vilket den hör har slutbehandlats; eller
- när den på annat sätt färdigställts.
Protokoll blir allmänna när de har justerats.
Diarier, register och journaler räknas som upprättade så snart de är färdiga att tas i bruk. Man behöver alltså inte ha börjat föra in uppgifter i dem.
Händelser som är av betydelse i ett ärende som lämnats muntligt t.ex. vid ett telefonsamtal eller annan muntlig kontakt eller som inkommer skriftligt via t ex SMS ska dokumenteras. Denna så kallade tjänsteanteckning är en upprättad allmän handling.
Handlingar som inte expedieras och inte tillhör ärenden, t ex fristående skrivelser och utredningar, blir allmänna när de är färdigställda.
Kommunen måste hålla alla handlingar ordnade så att man lätt kan hitta det man söker.
I allmänhet är det kommunens registrator som ordnar handlingarna i ett diarium som finns i kommunhuset. Om du vill begära ut en handling är du välkommen att kontakta kommunens registrator via Tibro kommuns växel, tel. 0504-180 00 eller via e-postadressen kommun@tibro.se.
Kommunens nämnder betraktas som egna myndigheter. Det innebär att varje nämnd ansvarar för sina handlingar. Är du osäker på vilken nämnd som ansvarar för ett ärende kan du kontakta Tibro kommuns kontaktcenter, tel. 0504-180 00.
Du kan läsa allmänna handlingar i kommunens lokaler och sedan lämna tillbaka dem. Du kan också skriva av dem eller be att få kopior och ta med dig.
Lagen säger att allmänna, offentliga handlingar ska lämnas ut "skyndsamt". I praktiken innebär det att de ska lämnas ut omedelbart om du personligen besöker kommunen. Om du beställer materialet per telefon eller brev, får det ta maximalt två dagar.
Om du nekas att få ta del av en handling har du rätt att få saken prövad av en domstol. Du ska då få information av kommunens personal om hur du går tillväga för att göra detta.
All din korrespondens (brev, fax, e-post osv) med kommunen blir en allmän handling som kan läsas av andra, såvida den inte omfattas av sekretess.
Du kan inte kringgå offentlighetsprincipen genom att skicka ett brev, i ett ärende som rör en kommunal fråga, till tjänsteperson eller förtroendevalda politiker på deras hemadresser. De är ändå skyldiga att se till att ditt brev diarieförs hos kommunens registrator.
Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna, offentliga handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Ingen har rätt att fråga dig om detta.
Du kan klaga om du nekas att ta del av en handling, i så fall ska du enligt lagen få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos Justitieombudsmannen.
Det är EU:s dataskyddsförordning, GDPR, och kompletterande svensk lagstiftning om dataskydd och personuppgiftsbehandling som reglerar hur Tibro kommun som myndighet får hantera personuppgifter. Lagstiftningen talar också om vad du som registrerad har för rättigheter.
Här kan du läsa mer om hur Tibro kommun behandlar dina personuppgifter.
