Så här i semestertider har löneenheten samlat ihop ett axplock av de viktigaste sakerna att tänka på under sommarperioden och semestern.

Information till dig som medarbetare

Semester vid pågående sjukfrånvaro

Om du har en pågående sjukskrivning på hel- eller deltid, och ska ta ut semester, väljer du frånvaroorsak "Semester under sjukdom" i Medvind.
Pågående sjukskrivning ska inte brytas, utan ligger kvar även under semesterfrånvaron. Du kan inte ta ut semester under sjukdom dag 1-14, det gäller endast från och med dag 15 och framåt. 

Vid sjukdom under semester

Om du har oturen att bli sjuk under din semester ska du omgående (första sjukdag) meddela detta till din närmsta chef eller tillförordnad närmsta chef under ordinarie chefs semester.

Anledningen är att du då kan bryta din semester och få sjuklön istället om du så önskar. Det betyder att du kan spara dina semesterdagar till ett annat tillfälle. En förutsättning för detta är att du på din första sjukdag anmäler dig sjuk till din närmsta chef. Det går därmed inte att anmäla dig sjuk i efterhand om du blir sjuk under din semester. Från dag 8 ska läkarintyg uppvisas för arbetsgivaren.

För medarbetare som insjuknar under semestern och ska byta pågående semester till sjukdom ska frånvaroorsaken "Sjuk under semester" väljas i Medvind. Registrera sedan fortsatt semester efter avslutad sjukfrånvaro om detta är aktuellt.

Vård av barn

Om ditt barn blir sjukt har du möjlighet att avbryta din semesterledighet och istället ta ut VAB. Vid VAB avbryter du din semester och lägger VAB i Medvind.

Kom ihåg att meddela din chef och registrera frånvaron i Medvind så att du inte får ersättning från både kommunen och Försäkringskassan. Sådan framställan om byte ska ske utan dröjsmål.

Klarmarkera och attestera via Medvind i mobilen

Du når en mobilanpassad version av Medvind via https://medvind.skovde.se/mobil. Som medarbetare kan du registrera avvikelser samt klarmarkera via mobilen. Nytt för i år är att du som chef även kan attestera i mobilen, se guide här.

Kontoregistrering för lönekonto

Är du nyanställd vikarie över sommaren eller medarbetare som byter bankkonto och ska få lön för första gången - kom ihåg att göra en kontoregistrering på https://www.swedbank.se/kontoregister så att lön kommer in i tid och blir insatt på lönekontot.

Medarbetare som inte har kontoregistrerat får utbetalning på avi som kommer hem i brevlådan med posten.

Banken skickar ut avin senast på utbetalningsdagen vilket gör att lönen kan bli tillgänglig senare än 27:e.

Lönespecifikation

Alla medarbetare hittar lönespecifikationerna via e-dokument Swedbank, för att se e-lönespecifikation loggar du in med ditt BankID via Swedbanks hemsida. Följ instruktionerna som visas.

Oavsett vilken bank du har, får du din e-lönespecifikation via Swedbank.

www.swedbank.se/edokument 

AFA försäkring - alla medarbetare är försäkrade

Alla kommunens medarbetare är försäkrade via jobbet genom AFA försäkring. Detta gäller även visstidsanställda medarbetare. 

Försäkrad via jobbet - för dig som medarbetare inom kommun och region (youtube.com)

Försäkringar hos Afa (afaforsakring.se)

Information till chefer

Inför sommarperioden med många vikarier i verksamheten kommer här några tips för att underlätta i arbetet med schemaläggning och inför kommande löneutbetalning.

Servicedesk Lön

Support och rådgivning som erbjuds via Serviceportalen:

• Löneärenden
• Support personalsystem
• Utökade behörigheter beställs via "Beställa/Ändra/Avsluta - Konton & Beörigheter - Behörigheter personalsystem"

Telefontider: Kl. 09:00 - 11:30, tel: 0500 - 49 8500

Behörigheter i personalsystem under sommaren

Utökade behörigheter i personalsystemen beställs via Serviceportalen och Behörigheter personalsystem. Kom ihåg att du själv kan delegera din attestbehörighet i Medvind och HR-portalen vid behov under semesterperioden. Instruktioner för hur du delegerar din behörighet i Medvind finns här. Instruktion för delegering av attest i HR-portalen hittar du här.

Medvind - Arbetstidsregel

Varje anställning i Medvind ska ha en arbetstidsregel. Arbetstidsregeln styr utvärdering av tid, OB, beredskap, vilka summeringar som visas och vad medarbetaren kan göra i Medvind.  Arbetstidsregel anges numera i HR-portalen under fliken Medvind vid nyanställning.

Det är viktigt att en timanställd vikarie får rätt arbetstidsregel beroende på om den jobbar på inringning eller har en sysselsättningsgrad och schema. Har en timanställd fel arbetstidsregel får det  exempelvis påverkan på antalet LAS dagar och fler dagar registreras i WinLas mot egentligt utfall.

Schemalagd timanställd skall ha arbetstidsregel "SCHEMALAGD TIMAVLÖNAD AB".
Timanställd utan fast schema skall ha arbetstidsregel "TIMAVLÖNAD AB (EJ SCHEMA)".

Medvind - Schema och semester

• Antalet arbetspass i medarbetarens grundschema i Medvind styr medarbetarens semester- och tjänstledighetskvot
• För en månadsavlönad medarbetare är det viktigt att lägga ut arbetspass samtliga schemaveckor, även för medarbetare som arbetar del av sommarperioden, annars får de en felaktig semesterkvot.
• Aktuella kvoter för medarbetaren hittar du under Rapporter – Schemauppgifter 

Manualer och guider hittas här: Guider och manualer HR-system - Tibro kommun

Kontoregistrering för lönekonto

För att lön skall komma i tid och bli insatt på bankkonto måste nyanställda, vikarier över sommaren eller medarbetare som byter bankkonto göra en kontoregistrering på: https://www.swedbank.se/kontoregister .

Medarbetare som inte har kontoregistrerat får utbetalning på avi som kommer hem i brevlådan med posten.

Banken skickar ut avin senast på utbetalningsdagen vilket gör att lönen kan bli tillgänglig senare än 27:e.

Medvind- Sjukfrånvaro

För medarbetare med pågående sjukskrivning, hel- eller deltid, som önskar förlägga semester:

• Låt sjukskrivning fortskrida i Medvind
• Lägg in frånvaro: Semester under sjukdom
• Observera att efter 180 dagar är sjukfrånvaro inte längre semesterlönegrundande, och medarbetarens semestersaldo påverkas.

För medarbetare som insjuknar under semester:

• För byte av semester mot sjukdom, avsluta pågående semesterfrånvaro och registrera frånvaro; Sjuk under semester för perioden sjukfrånvaro pågår.
• Registrera sedan fortsatt semester efter avslutad sjukfrånvaro om detta är aktuellt.

Medvind - Dygnsvila

Medvind beräknar dygns- och veckovila. Se instruktioner här: Medvind för chef och administratör (skovde.se)

• Vid behov kan brytpunkt för dygns- och veckovila ändras på anställningen;
• För kontroll av uppkomna signaler under perioden, använd rapport: Larmrapport i Medvind
• Vid behov att förlägga kompenserande vila under arbetstid, använd frånvaro: Kompenserande vila

Löneattest ska göras den 5:e varje månad

Tänk på att senast den 5:e varje månad ska du som chef attestera dina medarbetares löner. Senast den 5:e varje månad ska underlag vara lön tillhanda för att hanteras innevarande månad.

Reseräkningar ska vara hanterade senast den 5:e för utbetalning nästkommande lön

Delegera din attesträtt till annan chef som är närvarande under din semester:

  - Delegera behörighet Medvind

  - Delegera behörighet HR-portalen

Klarmarkera och attestera lön via Medvind i mobilen

Du når en mobilanpassad version av Medvind via: https://medvind.skovde.se/mobil. En medarbetare kan registrera avvikelser samt klarmarkera via mobilen. Du som chef även kan attestera i mobilen, se guide här.