Intern kontroll

Intern kontroll handlar i grunden om kvalitetsarbete, ordning och reda och att säkerställa att det som ska göras blir gjort på rätt sätt. Det är ett arbetssätt för att kontrollera, åtgärda, dokumentera och följa upp risker i verksamheten på ett strukturerat sätt.

Kommunfullmäktige har antagit regler för intern kontroll som gäller för kommunstyrelse och nämnder i Tibro kommun.

Regler för intern kontroll i Tibro kommun

Nedan finns mallar och anvisningar för arbetet.

Steg 1 - Risk- och väsentlighetsanalys

En riskbedömning av verksamheten utgör grunden för den interna kontrollen. I riskbedömningen ska verksamhetens viktigaste processer analyseras och potentiella risker eller felkällor bedömas utifrån sannolikhet och väsentlighet (konsekvens).

Mall för risk- och väsentlighetsanalys

Risken kan exempelvis beskrivas som att fel, misskötsel eller brister i måluppfyllelse kan uppstå och vilka konsekvenser för exempelvis liv och hälsa, rättssäkerhet, förtroende för den kommunala verksamheten, arbetsmiljö eller ekonomi det kan medföra.

Analysen ska årligen uppdateras och ligga till grund för vilka kontrollmoment som tas med i internkontrollplanen. En sammanvägd bedömning görs för att hitta en rimlig nivå på antalet kontroller och kontrollernas omfattning.

Analysen ska godkännas av nämnden i samband med beslutet om nästkommande års internkontrollplan.

Steg 2 - Internkontrollplan

Utifrån resultatet av risk- och väsentlighetsanalysen upprättas en internkontrollplan, det vill säga en beskrivning av de risker som ska kontrolleras under året.

Kommunstyrelsens och nämndernas planer, för kommande år, ska antas senast i november. Kommunstyrelsen kan också besluta om obligatoriska kontrollmoment som gäller för nämnderna.

Av planen ska även framgå hur riskerna ska kontrolleras (moment och metod), en tidplan för detta och vem eller vilka som är ansvariga.

Mall för internkontrollplan

Steg 3 - Uppföljning av internkontrollplan

När kontrollerna i planen utförts och dokumenterats ska resultatet rapporteras till nämnden. Detta oavsett utfall. Det är viktigt att redan vidtagna eller planerade åtgärder finns beskrivna, så nämnden har möjlighet att avgöra om det anses tillräckligt.

Beroende på när kontrollerna utförs sker rapportering till nämnden vid ett eller flera tillfällen under året.

Mall för kontrollrapport (en dokumentation per kontrollmoment)

Exempel på tjänsteskrivelse om uppföljning av intern kontroll

Steg 4 - Rapportering till kommunstyrelse och kommunrevision

Nämnderna ska senast i december månad rapportera resultatet från uppföljningen av innevarande års internkontrollplan till kommunstyrelsen. Rapportering ska samtidigt göras till kommunrevisionen.

Rapporteringen görs genom att följande dokument delges kommunledningskontorets kansli samt revisionens ordförande som ett sammanhållet PDF-dokument:

  • Nämndens beslut om uppföljning av internkontrollplan
  • Internkontrollplan inkl ifyllt resultat
  • Kontrollrapporter för moment med avvikelse 
     

Tidplan för intern kontroll

Aktivitet Tidpunkt
Förvaltningens ledningsgrupp genomför/uppdaterar en risk- och väsentlighetsanalys för verksamheten.

September-oktober
Utifrån risk- och väsentlighetsanalysen identifieras områden som ska kontrolleras. Förslag på internkontrollplan för året tas fram.

September-oktober
Beslut i KS/nämnd;
- godkännande av risk- och väsentlighetsanalys
- antagande av internkontrollplan.

Senast november
Uppföljning och rapportering av innevarande års internkontrollplan till KS/nämnd.

Löpande enligt plan
Rapportering från nämnderna till KS och kommunrevision.

Senast december
KS bedömning av kommunens samlade system för intern kontroll (baserat på nämndernas återrapportering).

Mars