Att arbeta på distans

Sedan många år finns möjligheten att arbeta på distans, d.v.s. utanför kommunens lokala datanätverk via en kommunal bärbar dator.

Distansarbete kan kräva förberedelser

Du behöver en kommunal bärbar dator, den privata hemmadatorn kan inte användas. Kom ihåg att ta med en laddare. En del datormodeller har en annan laddare till dockningsstationen än den som används direkt till datorn.

Du behöver tillgång till trådlöst nätverk (WiFi). Har du kommunal mobiltelefon kan du kortsiktigt dela ut mobilens Internet-anslutning, men risken finns att surfpotten tryter efter någon vecka. 

Headset med mikrofon och mus underlättar och är ofta en nödvändighet. Som regel är det som sägs i distansarbetet endast avsedd för dina öron, inte din familj eller andra besökare. Därför bör du sitta i ett rum i hemmet där du kan arbeta ostörd och utan att andra hör vad som sägs. Precis som tidigare ska även eventuella handlingar förvaras så att andra inte kan ta del av innehållet. Det kan vara viktigt hur det ser ut på ditt hemmakontor! Populärt i Teams video är att välja bakgrund. I en del distansmöten får inte annan bakgrund väljas eftersom andra måste kunna se att du är själv i rummet, precis som om du hade deltagit i ett möte på arbetsplatsen.

Många IT-tjänster har basåtkomst. Det går till exempel att nå Inredan, arbeta med Teams och Office 365, nå e-posten via webmail.skovde.se. Testa hemifrån vilka funktioner du når.

Vissa system kräver SITHS-kort, det gäller bland annat HR portalen, Ciceron, Samsa och ByggR. Saknar du SITHS-kort ansöker din chef om detta hos IT-chefen. Leveranstiden är 2-4 veckor.

Distansaarbete underlättas om du har tjänstemobil.

Åtkomst till e-post och kalender har du även via surfplatta eller mobiltelefon. Rekommendationen är att ladda ner och använda Outlook-appen om det krånglar med inbyggd e-postläsare.

Tekniskt har du inte samma förutsättningar hemma som på arbetsplatsen. IT-supporten gör inte hembesök och kan inte felsöka i ditt hemmanätverk.

Anslut till distansmötet och testa

Testa gärna förutsättningarna för deltagande i distansmöte i förväg! När du fått en mötesinbjudan kan du omgående testa att den fungerar. Kommer du till en lobby eller ansluter som ensam deltagare i distansmötet kan du räkna med att anslutningen fungerar även när det blir skarpt läge.

Arbetsmiljötips för dig som jobbar hemifrån

När vi arbetar hemifrån är det många saker som fungerar som vanligt, men också många som är annorlunda. Nedan får du tips för arbetsmiljö, ergonomi och sådant som kan vara bra att tänka på vid arbete hemifrån.

Innan du arbetar på distans, t.ex. hemifrån, krävs godkännande från närmaste chef.

Falska mötesinbjudningar

Kriminella och illasinnade söker ständigt nya vägar för att nå sina mål. Skumma länkar i tvivelaktiga e-postmeddelanden har förekommit i många år. En ny väg är att nå offer via mötesinbjudningar. Men med samma kritiska hantering av e-postmeddelanden i stort så kommer även dessa falska mötesinbjudningar att slängas i papperskorgen.

Mötesinbjudningar där du ombeds ladda ner en konferensapplikation för att kunna medverka kräver också försiktighet. Gå om möjligt till konferenssystemets sida för att själv ladda ner önskad konferensapplikation.

Skype eller Teams video

Två av verktygen för ett framgångsrikt distansarbete är Skype eller Teams. Testa gärna Skype eller Teams videokonferens med en kollega. 

Användning av videokonferens underlättas om du har en bärbar dator eftersom den är försedd med kamera och mikrofon. Det går även att delta via surfplatta eller mobiltelefon genom Skype- eller Teamsapparna.

Så här testar du i Skype

Om du använder dockningsstation och saknar webbkamera på skärmen, ta loss datorn.

Starta Skype (det korrekta namnet är Skype for business och ska inte förväxlas med konsumentprodukten Skype).

image9e92e.png
Klicka på den svarta trekanten till höger om kugghjulet (inställningar), välj Verktyg och inställningar för ljud- och videoenheter. Där kollar du så att ljud och bild fungerar innan du ansluter till videokonferens.

Klicka på Inställningar (pil ner intill kugghjulet), välj Verktyg, Inställningar för ljudenhet och videoenhet. Kolla så att rätt ljud och kamera är valda.

imagegu8x.png

Sök den du vill testa videokonferens med i fältet för Hitta någon. Personer som återkommer kan du spara som favorit. Dubbelklicka på vald person, som har grön markering. Längst ner i vald persons ruta hittar du filmkameran (bild och ljud) och telefonluren (ljud). Närvaron i ett möte blir ofta bättre om du medverkar i bild. I övre högre hörnet finns två minigubbar med plustecken, där kan du under pågående Skypemöte bjuda in ytterligare deltagare.

Skypemötet blir bättre av att du har headset, är du ensam i rummet fungerar datorns mikrofon. Är ni flera är risken stor för att datorns mikrofon inte räcker till.

Motsvarande inställningsfunktioner finns även i Teams.

Alltid ansluten till kommunens datanät

Du använder DirectAccess för åtkomst till det lokala datanätet. DirectAccess Basic startar automatiskt och innebär att din bärbara tjänstedator alltid blir ansluten till det lokala nätverket (där det finns tillgång till Internet-anslutning). Modellen kräver att det är du som är ensam användare på datorn och att det är en kommunägd dator.

Med DA-klienten når du flera applikationer och funktioner du gör normalt vid din arbetsplats. Men du når inte allt. I en del fall krävs SITHS-kort. för att nå systemet eller funktionen. Din chef ansöker om SITHS-kort hos IT-chefen. När SITHS-kortet finns beställer du att DirectAccess Full aktiveras hos IT-supporten.