E-post, Internet och mobila enheter

Får jag skicka sekretessbelagd information i ett mejl? Vad får jag göra med den mobila enhet jag använder i arbetet?

E-post

Socialförvaltningen hanterar ofta sekretessbelagd och känslig information och den typen av information ska inte skickas via e-post eller andra sociala medier.

För meddelanden med personuppgifter ska verksamhetssystemets (Treserva) meddelandefunktion användas.

Internet

Tibro kommun har en antagen strategi och riktlinjer för användning av sociala medier och denna beskriver

  • kommunens övergripande syfte med användningen av sociala mediekanaler
  • vilka formella krav som ställs på dem som ansvarar för och agerar i kommunens officiella sociala mediekanaler
  • vad som är viktigt att tänka på vid användningen av sociala medier. 

För socialförvaltningens del är det viktigt att vi tänker på att inte publicera sekretessbelagda uppgifter när vi är aktiva på sociala medier. Observera att även bilder betraktas som personuppgifter. Publicering av bilder kräver godkännande från personer som är identifierbara. Bilder på barn upp till 14 år kräver alltid godkännande från vårdnadshavare.  

Mobila enheter

Smarta telefoner, surfplattor och andra liknande mobila enheter används i allt större utsträckning inom socialtjänsten och flera personal har även åtkomst till arbetsrelaterad information via den mobila enheten. Därför är det viktigt att vi hanterar och skyddar den mobila enheten korrekt för att inte känslig information ska hamna i orätta händer. 

Alla som synkar mobiltelefoner med e-post och kalender måste ha en personlig 4-siffrig (vissa mobiler kräver sex siffror)PIN-kod. Denna PIN-kod ska krävas varje gång den mobila enheten startar upp eller väcks från viloläge. Inom socialtjänsten har vi enheter som har mobiltelefoner som inte är synkade med e-post och kalender men som har tillgång till sekretessbelagda uppgifter via appar (ex. TES) och självklart är det även krav på PIN-kod i dessa telefoner.

Som användare av den mobila enheten har man ett kontrollansvar och ska inte lämna den obevakad så att obehöriga får tillgång till den.

Sekretessbelagda uppgifter ska inte skickas via sms.