Att minst en gång om året ägna några dagar åt arkivvård är väl använd tid. Ordning och reda gör mycket för tillgängligheten och arbetsmiljön. Här finns instruktioner och stöd i arbetet med arkivering och gallring.

Arkivering av myndighetens handlingar ska om möjligt ske under årets första månader, lite beroende på myndighetens verksamhet. Inom utbildningsområdet är det läsårstiderna som styr dess leveranstider. Boka gärna upp en arkivdag inom enheten/förvaltningen när ni gemensamt kan gå igenom vad som ska lämnas till kommunarkivet enligt gällande dokumenthanteringsplan.

Kommunarkivet har gjort en tidplan som stöd i arbetet med gallring och arkivering av handlingar under året.

Plan för arkivåret HjoTiBorg

Det är endast handlingar som ska bevaras, som ska överlämnas till kommunarkivet. Handlingar som ska gallras inom en viss tid förvaras hos respektive myndighet, till exempel i ett mellanarkiv, till dess att gallringsfristen löpt ut enligt fastställd dokumenthanteringsplan.

För större volymer av handlingar, eller om handlingarna innehåller känslig information, ska gallringsbevis upprättas och en kopia överlämnas till kommunarkivet.

Mall - Gallringsbevis på utförd gallring

Leverans av handlingar till kommunarkivet

Utsedda arkivredogörare tar kontakt med kommunarkivarien för leverans av handlingar. Inför leveransen ska handlingarna vara packade enligt kommunarkivets anvisning. När handlingarna överlämnas ska det även fyllas i ett leveransbevis.

Anvisning för arkivering av handlingar

Mall - Leveransbevis till kommunarkivet

Välkommen att kontakta kommunarkivet, arkivet@karlsborg.se, med era frågor och för att avtala tid för leverans av handlingar!