Kalenderposter i Outlook hänvisar i normalfallet även din teleanknytning med automatik. Väljer du Ny avtalad tid eller Nytt möte och därefter skriver in Ämne, Plats och Text så blir du hänvisad eftersom du förinställt lägger en mötesbokning med tillägget Upptagen. Tillägget Frånvarande hänvisar också din anknytning, men inte de övriga Ledig, Arbetar på annan plats eller Preliminärt. Ledig är i detta sammanhang är alltså inte liktydigt med att medarbetaren själv är frånvarande. Används tillägget Ledig innebär det endast att du kan se informationen, men ingen annan.

Vill du göra en bokning av privat karaktär så väljer du tillägget Privat, som är försedd med hänglås.

Ett tips är att du har en förklarande text i ämnesfältet eftersom det underlättar spårbarhet.

Alla anställda ska använda den digitala kalendern Outlook. Undantag finns och det gäller medarbetare som inte använder kalender i tjänsten.

Under funktionen Kalenderbehörigheter ska Anonym bocka för tredje raden som innebär att den som söker kan se Ledig/upptagen, ämne, plats.

Är avsikten att bjuda in andra till ett möte, erbjud Nytt Skypemöte eller Nytt Teamsmöte om det finns misstanke om att någon inte kan medverka fysiskt, men gärna deltar på distans. Nytt Teamsmöte kräver att alla inblandade har tillgång till Teams. Inbjudan till Nytt Skypemöte däremot kan skickas till någon som saknar Skype för företag. En instruktion följer med inbjudan hur anslutning kan ske. Gemensamt för Skype och Teams är att båda kräver tillgång till åtminstone mikrofon. Flertalet bärbara datorer och mobiltelefoner har tillgång till både mikrofon och kamera.

Kalenderkoppling är en tjänst, som måste beställas i Serviceportalen.