Vem som helst kan begära att få ta del av medarbetares e-postloggar. E-postloggen är offentlig handling. Utifrån loggen kan sedan enskilda e-postmeddelanden begäras ut. Det är berörd medarbetare som själv avgör om begärt e-postmeddelande är offentlig handling, är arbetsmaterial, om den ska sekretessmarkeras eller om den är av privat karaktär.

E-postmeddelanden inom förvaltningen kan betecknas som arbetsmaterial. E-postmeddelanden till andra förvaltningar, andra kommuner eller andra organisationer eller företag är som regel alltid offentlig handling, det spelar alltså ingen roll om de är registrerade i diariet. Oregistrerad e-post kan alltså vara offentlig handling ändå.

Skövde kommun kan bara garantera tillgång till e-postloggen i en månad. För att du ska kunna skicka e-postlogg måste den beställas från Servicedesk IT.

E-postmeddelanden ska gallras enligt gallringsplanen, som säger att gallring kan ske efter åtta dagar.