Sedan årsskiftet pågår ett intensivt arbete med att skapa ett nytt rollbaserat intranät för alla som arbetar i Tibro kommun. Den tekniska plattformen och grundstrukturen är i det närmaste klar och arbetet med att lägga in ny information och flytta över information från vårt nuvarande intranät pågår. Det nya intranätet planeras lanseras den 1 oktober.

Ett intranät ska vara en portal för alla anställda i Tibro kommun med ett innehåll som ska underlätta det dagliga arbetet. På det nya intranätet, som också kommer att kallas Inredan, kommer du att hitta:

• kommun- och förvaltningsövergripande nyheter
• information om riktlinjer, rutiner och arbetssätt som du behöver känna till för att kunna utföra ditt jobb på ett smidigt och professionellt sätt
• blanketter, checklistor och andra dokument som du har behov av i ditt arbete
• länkar till verksamhetssystem och applikationer som du använder i ditt arbete
• en utbildningsportal, där du kan se och anmäla dig till aktuella utbildningar

Målet är att alla vi som arbetar i kommunen enkelt ska kunna använda det nya intranätet oavsett om vi surfar via en dator eller en mobiltelefon.

Samarbete med Skövde

Tibros nya intranät byggs i Skövde kommuns intranätplattform Omnia. När det är klart är det Skövde kommun som ansvarar för drift och utveckling i samråd med Tibros kommunikatörer. Det innebär att vi får tillgång till ett modernt intranät som utvecklas löpande och att information som är gemensam, till exempel IT  och viss HR-information, kan delas. 

Integrerat med Teams med bra sökfunktion

Det nya intranätet har en bra sökfunktion, som gör att det kommer att bli lättare för dig att söka dig fram till den information du behöver, och det finns möjlighet att styra information till vissa målgrupper. Intranätet är integrerat med Teamsappen, vilket innebär att du kommer ha tillgång till dessa båda plattformar parallellt. 

Ny struktur - och nytt sätt att jobba med dokument

Det nya intranätet får en ny navigeringsstruktur med fyra olika ingångar:

• Stöd i arbetet
• Min anställning
• Förvaltningssidor
• Chefsportal

I respektive ingång kommer information finnas samlad i olika ämnesområden för att ge en så bra överblick som möjligt över innehållet. 

Hanteringen av dokument blir också mer strukturerad än på det nuvarande intranätet. Det kommer att skapas en samlad plattform för våra dokument och en gemensam struktur baserad på dokumenttyper, dokumentägare, områden och ämnen, som kommer att underlätta såväl arbetet med som framsökningen av dokument. Strukturen fastställs av projektets styrgrupp i samråd med den referensgrupp för dokumenthantering som utsetts inom ramen för projektet.

Projektgrupp har lagt grunden

Intranätprojektet drivs av en projektgrupp bestående av projektledaren Lovisa Pettersson i Skövde kommun, IT-konsulterna Patrik Turebo och Alejandro Hernandez, kommunikationsstrateg Christina Froh, som är projektledare lokalt i Tibro och kommunvägledaren Ingela Ahlin. Sedan årsskiftet har den gruppen arbetat med att få den tekniska plattformen och den övergripande strukturen på plats, liksom gemensamma funktioner som utbildningsportal, nyhetscenter, bibliotek med system- och applikationslänkar och dokumentplattform. 

Många involverade

Sedan mars månad har alla enheter och tjänstepersoner som ansvarar för olika delar av det nya intranätet steg för steg involverats i projektet. Under de närmaste månaderna ska de hjälpas åt med det tidsödande arbetet att flytta över all relevant information från det nuvarande intranätet till det nya, värdera och bearbeta texter, publicera och kategorisera dokument samt förse de nya intranätsidorna med bilder och länkar.

Projektets styrgrupp fastställde den 24 april en detaljplan för genomförandet av projektet. I styrgruppen ingår Linus Petersén, verksamhetsutvecklare i Skövde kommun, och tf kommunikationschef Marie Casco (ersätts under våren av kommunikationschef Lotta Skarenberg), HR-chef Ulrika Wennerkull, ekonomichef Ulf Jansson, samhällsbyggnadschef Gunnar Carlsson och Johanna Lidskog, administrativ chef på barn- och utbildningskontoret, från Tibro kommun.

Har du frågor om projektet är du välkommen att kontakta:

Lovisa Pettersson, lovisa.pettersson@skovde.se

Christina Froh, christina.froh@tibro.se