Kommunens inköpsorganisation består av 120 inköpare, budgetansvariga och en inköpssamordnare. I de nya riktlinjerna för inköp som började gälla 1 januari 2023 bestäms formerna för kommunens inköpsarbete och inköpsorganisationens utformning.

​I Tibro kommun har Kommunstyrelsen ansvar för de kommunövergripande strategiska inköpsfrågorna. Det är ekonomienheten inom Kommunledningskontoret som verkställer kommunstyrelsens beslut.

Kommunens inköpsorganisation

Nämnderna ansvarar för de inköp som sker inom respektive förvalting. Förvaltningarna ska följa kommunens riktlinjer för att tillgodose sina inköpsbehov. Kommunens inköpsorganisation består av inköpare, budgetansvariga och en inköpssamordnare. 

Inköpare

Runt om i Tibro kommuns alla verksamheter finns cirka 120 inköpare (tidigare kallade behöriga beställare) som är nyckelpersoner i kommunens operativa inköp. Det är inköparna som utför beställningar från ramavtal (oavsett belopp) samt direktköp och direktupphandlingar upp till 700 000 kr. 

I menyn finner du listor på förvaltningarnas inköpare.

Det finns inga exakta bestämmelser om hur inköpsorganisationen ska se ut inom en förvaltning. Det behöver dock finnas tillräckligt många utbildade inköpare för att förvaltningens verksamheter ska klara av att hantera sina inköp (beställningar, direktköp och direktupphandlingar) under hela året, inklusive under semesterperioder. Samtidigt så är det inte att rekomendera att man har för många inköpare eller byter inköpare alltför ofta. Uppgifterna man har som inköpare utförs effektivast när man fått viss erfarenhet och när inköparen utför arbetsuppgifterna återkommande utan att det går för lång tid mellan gångerna.

När man utses till inköpare i Tibro kommun behöver man genomgå en intern inköpsutbildning som Ekonomienheten ansvarar för. 

Inköparens uppgifter

• Samordna inköp för enhet/arbetsplats.
• Beställa varor och tjänster enligt ramavtalens villkor.
• Beställa varor och tjänster via e-handel samt utföra nödvändig  inleveransrapportering.
• Se till att de som tar emot beställda varor eller tjänster utför nödvändig leveransuppföljning (t ex kvalitetskontroll mm enligt avtal).
• Utföra direktköp och direktupphandlingar upp till 700 000 kr.
• I samråd med Inköpssamordnaren utföra direktupphandlingar av sociala tjänster till värden mellan 700 000 kr och 7 800 000 kr.
• Dokumentera direktupphandlingar med värde över 100 000 kr.
• Med hjälp av inköpssamordnaren efterannonsera direktupphandlingar av sociala tjänster med värde över 700 000 kr.
  
  

Inköpssamordnare

Inköpssamordnaren samordnar inköps- och upphandlingsfrågor inom kommunen och tillsammans med andra organisationer för att upprätthålla en strategisk, effektiv och rättssäker helhetslösning för kommunens inköps- och upphandlingsprocesser.

I avdelningens ansvar ingår även upphandling av kommunövergripande avtal, att bistå hela organisationen med generellt stöd i allmänna inköps- och upphandlingsfrågor samt att ge specifikt stöd i enskilda inköps- och upphandlingsärenden.

Extern samverkan för upphandling

Genom samverkan med Skövde kommuns upphandlingsenhet och medlemskap i Adda Inköpscentral säkerställs tillgång till ett stort antal upphandlade ramavtal för kommunens övergripande behov. Upphandlingsenheten i Skövde utför även Tibro kommuns behov av formaliserade upphandlingar av sällanköpskaraktär.

Genom samarbete med Ekonomiavdelningen i Skövde kommun får Tibro kommun tillgång till system för e-handel och fakturahantering.

Budgetansvariga

Den som är budgetansvarig ansvarar för att inköp inom tilldelat ansvarsområde utförs enligt dessa riktlinjer och ryms inom budget.

När budgetansvarig gör inköp är det viktigt att hänsyn tas till kommunens riktlinjer för attest så att ingen attesterar fakturor som avser sina egna inköp.