Vägledning med råd och tips för hur du genomför en bra konkurrensutsättning

Beskriv behovet

Vad är det du behöver köpa? Vad ska varan användas till eller vad ska tjänsten uppnå? Beskriv syftet och gör en kravlista - för dig själv eller för att förmedla till dom som ska lämna anbud.

En bra behovsbeskrivning är en framgångsfaktor - ju tydligare beskrivning desto bättre. När du formulerat behovet kan du kontakta leverantörer för att få in anbud.

Om du inte vet hur du ska beskriva behovet och vilka lösningar som finns på marknaden, vilka krav som är rimliga att ställa så kan du behöva göra en marknadsundersökning för att ta reda på mer inför ditt inköp. Mer info om hur detta kan gå till kommer senare. Kontakta inköpssamordnaren för råd om hur du kan gå tillväga. 

Ta in anbud*

* Med anbud menar vi t ex offerter, prisförslag, lösningsförslag mm som du tar fram själv från webbsidor och butiker eller får in skriftligt eller muntligt från olika leverantörer.

Det finns inga exakta krav på hur en direktupphandling ska vara utformad men det finns ofta fördelar med att föra en skriftlig dialog med anbudsgivare så att de överenskommelser och förväntningar mellan parterna finns beskrivna utifall någon part blir missnöjd under resans gång.

Om man skickar ut en skriftlig förfrågan så bör den innehålla behovsbeskrivning, dina kontaktuppgifter, vilka uppgifter som anbudet ska innehålla och sista dag att svara. 

Det är oftast lämpligt att hantera skriftliga förfrågningar och anbud via e-post. Om du tar in anbud via e-post är det bra att spara inkomna anbud oöppnade i en separat e-postmapp tills det är dags att öppna anbuden.

Öppna anbuden

När du fått in alla svar så öppnar du anbuden. Kontrollera att vart och ett av dom innehåller alla efterfrågade uppgifter innan du börjar utvärdera dom.

Om det är något som saknas eller är otydligt så får du kontakta företaget och be dom förtydliga oklarheter i sitt anbud. 

Utvärdera anbuden och välj leverantör

Börja med att kontrollera om anbuden uppfyller alla krav från din behovsbeskrivning. Gör det inte det, t ex om en offererad vara saknar en viss funktion eller egenskap som du krävt, så är anbudet inte tillräckligt bra och bör därför diskvalificeras. Anteckna gärna en kort motivering till varför anbudet inte är godkänt för företaget som lämnat anbudet vill säkert veta varför deras anbud inte räckte till.

Dom anbud som är godkända jämförs sedan mot de kriterier du bestämt att utvärdera. Oftast tittar man på pris och någon annan faktor, till exempel en bedömning av hur bra kvalitet ett företag förväntas leverera i just det här inköpet.

Du ska välja det anbud som bäst uppfyller dina utvärderingskriterier (kallas i upphandlingstermer för "ekonomiskt mest fördelaktiga anbud"). Själva valet kallas med upphandlingstermer för "tilldelningsbeslut". 

Meddela vem som väljs

Har du endast jämfört priser i butiker eller webbsidor och inte varit i personlig kontakt med företagets representanter så behöver du inte meddela dom något val. Men om du begärt och fått in anbud från företag så ska du meddela alla som lämnat anbud vilket företag som vunnit utvärderingen. Håll en god ton och var saklig - en exempelformulering kommer snart här. 

Ganska ofta vill de förlorande företagen veta mer om vad som avgjort valet. Du behöver därför sakligt kunna motivera ditt beslut. Det är ofta lämpligt att låta den motiveringen följa med direkt när du meddelar ditt val. 

Om det har inkommit skriftliga anbud så är det också vanligt att förlorande företag begär ut kopior på det vinnande anbudet. Dom har rätt att göra det enligt offentlighetsprincipen men innan du skickar ut sådana kopior så är det schysst att fråga den som lämnat anbudet om dom önskar sekretessbelägga någon uppgift. En exempelformulering för den frågan kommer snart här.

Avtal, kontrakt, beställning

Mer information kommer.

Dokumentation och diarieföring av direktupphandlingar

Om inköpets värde är 100 000 kr eller mer så ska direktupphandlingen dokumenteras i ett särskilt formulär som finns här. Du får gärna dokumentera även vid lägre värden men från 100 000 kr är det lagkrav.

Har du skickat ut skriftlig förfrågan och fått skriftliga svar så bör dessa diarieföras hos din förvaltning när upphandlingen är avslutad. Har ett skriftligt avtal ingåtts så ska även detta diarieföras hos din förvaltning.