Jag är behörig beställare, men hur gör jag?

Telefon
0504-18000

Telefontider
Mån-fre kl. 07.30-16.00

Besöksadress
Centrumgatan 17

Öppettider
Mån-fre kl. 07.30-16.00

Postadress
543 80 Tibro

Kontrollera först om varan eller tjänsten du behöver köpa finns med på något av kommunens ramavtal. Detta gör du genom att titta i Inköpskatalogen, här hittar du alla kommunens avtal.

1. Kontrollera om avtal finns, samt att inköpet är godkänt av chef eller budgetansvarig.

  1. Ja, det finns ett befintligt avtal: Ta fram avtalet i inköpskatalogen. Läs igenom vilka villkor som gäller för avtalet och gå vidare till punkt 2 nedan. 
  2. Nej, varan finns inte tillgänglig på något av kommunens befintliga avtal och summan överstiger inte 20 000 kr. Vänd dig i första hand till befintlig ramavtalsleverantör inom rätt varuområde. Om behovet inte kan tillgodoses av befintlig leverantör, ska du genomföra någon form av marknadsundersökning inklusive prisjämförelse för inköpet. 
  3. Nej, jag hittar inget avtal där varan eller tjänsten jag söker finns med och kostnaden för varan/tjänsten är över 20 000 kr? Kontakta den som är direktupphandlare på din förvaltning, se förteckning.

2. Använd rätt beställningsrutin.

I avtalet kan du läsa hur du ska gå tillväga för att beställa. Kontakta gärna inköpssamordnare vid tveksamheter!

 

Tänk på!

Kontrollera orderbekräftelse/kvitto 

Kontrollera att orderbekräftelse/kvitto stämmer med vad som beställts och att avtalsvillkoren stämmer. Om något verkar fel, kontaktar du direkt leverantören för att reda ut felaktigheterna.

Leveranskontroll och godkännande

Vid leverans (när en tjänst slutförs eller en vara mottages) ska avstämning mot beställning eller orderbekräftelse/kvitto göras. Kontrollera alltid att leveransen överensstämmer med det som beställts i alla avseenden med det som avtalats (mängd, kvalitet och pris osv). Vid fel, kontakta leverantören omgående för att reda ut felaktigheterna.

Inleverans i Raindance

Om beställningen skapats och skickats via Raindance ska inleverans registreras i Raindance. 

Regler och arbetssätt för Raindance hittar du bland manualer, checklistor och styrdokument

Skadat gods?

Är godset eller emballaget redan vid avlämnande skadat ska detta rapporteras till speditören (det företag som kör ut godset). Chauffören ska ta emot en skadeanmälan och godsmottagaren får en kopia.

Om något blir fel - att reklamera

Ibland uppstår problem efter att själva leveransen är godkänd. Varor kan visa sig ha kvalitetsbrister, tjänster kanske inte ger det resultat som avtalats osv. Alla sådana avvikelser ska reklameras direkt till leverantören. Det är som regel den som upptäckt problemet (och därmed bäst kan beskriva felet/avvikelsen) som bör kontakta leverantören i reklamationsärendet. Behörig beställare kan hjälpa till med att informera om vad som är avtalad kravnivå mm. 

I de allra flesta fallen löses problemen redan vid en första kontakt med leverantören, men ibland är det inte så lätt att komma överens om en acceptabel lösning som stöds av avtalet. Då kan det vara lämpligt att kontakta inköpssamordnare.

Dokumentation

Vid minsta tecken på oenighet i ett reklamationsärende är det mycket viktigt att dokumentera noggrant tidpunkt (namn, datum och klockslag) när felet upptäckts och för alla efterföljande kontakter med leverantören som berör ärendet. Det är viktigt att denna dokumentation finns tillgänglig för avtalsägaren utifall reklamationsärendet leder till en tvist som måste avgöras med hjälp av jurister eller i extrema fall i domstol.

Lagstiftning

Det är viktigt att tänka på att kommunen inte kan hänvisa till konsumentköplagen / konsumenttjänstlagen vid reklamationer på det sätt som man som privatperson kan göra när man är missnöjd med varor/tjänster man köpt. Dessa lagar gäller bara när köparen är en privatperson. När kommunen är köpare gäller istället köplagen och de avtalsvillkor som överenskommits mellan köparen (kommunen) och leverantören i samband med upphandlingen.