Direktupphandla

Telefon
0504-18000

Telefontider
Mån-fre kl. 07.30-16.00

Besöksadress
Centrumgatan 17

Öppettider
Mån-fre kl. 07.30-16.00

Postadress
543 80 Tibro

Kontakter

Ibland behöver man köpa något som inte kan beställas på ramavtal. Då måste det göras en upphandling. Inköpets värde avgör på vilket sätt man får göra upphandlingen. Följ beskrivningarna nedan för att genomföra direktupphandlingen på ett bra sätt.

Kolla först om det redan finns upphandlade ramavtal för det aktuella behovet. Det är nästan alltid enklare att köpa något via redan upphandlade ramavtal. Se mer på sidan Köpa från ramavtal

Köp för max 20 000 kr = Direktköp

Inköp för ganska små belopp, max 20 000 kronor, görs enkelt av behöriga beställare, chefer eller budgetansvariga. Det här är egentligen en form av enkel direktupphandling men vi kallar det för direktköp då det inte krävs några särskilda upphandlingskunskaper för den här typen av inköp.

Gör så här:

Hitta företag där du kan göra "en god affär". Jämför gärna flera företag om du tror det går att hitta en bättre vara eller få ett bättre pris på det viset. Finns det företag i Tibro som säljer det du behöver köpa så får du gärna ta med dom i jämförelsen.

Kontrollera att företaget säljer till företagskunder och kan skicka faktura. Helst elektronisk faktura i Peppol-format. Se mer om peppol-faktura här.

Glöm inte att meddela den YY-kod som företaget måste skriva på fakturan.

Köp för max 615 000 kr = Direktupphandling

En direktupphandling kan göras när det sammanräknade värdet är max 615 000 kr för

  • likartade köp som görs i hela kommunen under ett år, eller
  • det du ska köpa (inkl optioner) under hela den avtalstid (inkl. förlängningar) du har i åtanke.

Vid upphandling av koncessioner, vissa välfärdstjänster samt inom försörjningssektorn gäller högre direktupphandlingsgränser. Mer info om detta finns här.

Gör så här:

När inköpets värde är mer än 20 000 kr ska du säkerställa att du gör "en god affär" genom att jämföra priser, offerter eller lösningar från minst tre olika företag och sedan välja den som bäst motsvarar behovet. Finns det företag i Tibro som säljer det du behöver köpa så får du gärna ta med dom i jämförelsen.

Beskriv behovet

För att det ska vara möjligt att jämföra alla priser, offerter eller lösningsförslag på lika villkor så behöver de vara grundade på samma förutsättningar. Därför är en bra behovsbeskrivning en framgångsfaktor - ju tydligare beskrivning desto bättre. När du formulerat behovet kan du kontakta leverantörer för att få in anbud.

Ta in anbud*

* Med anbud menar vi t ex offerter, prisförslag, lösningsförslag mm som du tar fram själv från webbsidor och butiker eller får in skriftligt eller muntligt från olika leverantörer.

Det finns inga exakta krav på hur en direktupphandling ska vara utformad men vid lite högre belopp väljer man ofta att skicka ut en förfrågan till tre företag som sedan svarar med anbud. 

Om man skickar ut en förfrågan på det viset så bör den innehålla behovsbeskrivning, dina kontaktuppgifter, vilka uppgifter som anbudet ska innehålla och sista dag att svara.

Det är oftast lämpligt att hantera förfrågan och anbud via e-post. Om du tar in anbud via e-post är det bra att spara inkomna anbud oöppnade i en separat e-postmapp tills det är dags att öppna anbuden.

Öppna anbuden

Dagen efter sista anbudsdag så öppnar du anbuden. Kontrollera att vart och ett av dom innehåller alla efterfrågade uppgifter innan du börjar utvärdera dom.

Om det är något som saknas eller är otydligt så får du kontakta företaget och be dom förtydliga sitt anbud. Det är inte tillåtet att låta dom ändra på någon uppgift dom redan lämnat, men att förtydliga oklarheter kan göras i viss utsträckning.

Utvärdera anbuden och välj leverantör

Mer information kommer.

Meddela vem som väljs

Mer information kommer.

Avtal, kontrakt, beställning

Mer information kommer.

Dokumentation och diarieföring av direktupphandlingar

Om inköpets värde är 100 000 kr eller mer så ska direktupphandlingen dokumenteras i ett särskilt formulär som finns här. Du får gärna dokumentera även vid lägre värden men från 100 000 kr är det lagkrav.

Har du skickat ut skriftlig förfrågan och fått skriftliga svar så bör dessa diarieföras hos din förvaltning när upphandlingen är avslutad. Har ett skriftligt avtal ingåtts så ska även detta diarieföras hos din förvaltning.

Köp för mer än 615 000 kr = Formaliserad upphandling

Om likartade inköp i hela kommunen bedöms kosta mer än 615 000 kr per år eller om du vill teckna ett avtal som har ett sammanlagt värde som är större än 615 000 kr inkl förlängningar och optioner så behöver en formaliserad upphandling genomföras. 

Formaliserade upphandlingar utförs av upphandlare på upphandlingsenheten i Skövde kommun eller ibland via samarbete med någon annan kommun eller organisation. Kontakta inköpssamordnaren för att få hjälp med en sådan upphandlingsprocess. Dessa upphandlingar tar ofta flera månader att genomföra så tänk på att planera i god tid.