Inköp kan göras på flera olika sätt. Det finns dock några regler som man måste följa. Här försöker vi lotsa dig rätt.

Köpa från ramavtal

Många av dom vanligaste inköpen kan göras genom att beställa från upphandlade ramavtal. Kommunen har ett antal behöriga beställare som är utbildade och kunniga i hur det går till. Det finns behöriga beställare på nästan alla enheter. Titta i listan nedan för att se vem du kan kontakta på din enhet.

Förteckning behöriga beställare

Köpa något som inte finns på ramavtal

Ibland behöver man köpa något som inte kan beställas på ramavtal. Då måste det göras en upphandling. Inköpets värde avgör på vilket sätt man får göra upphandlingen.

Köp för max 20 000 kr

Inköp för ganska små belopp, max 20 000 kronor, görs enkelt av budgetansvariga, chefer, eller behöriga beställare. Det här är egentligen en form av enkel direktupphandling men vi kallar det för direktköp då det inte krävs några särskilda upphandlingskunskaper för den här typen av inköp.

Gör så här

Hitta företag där du kan göra "en god affär". Jämför gärna flera företag om du tror det går att hitta en bättre vara eller få ett bättre pris på det viset. Finns det företag i Tibro som säljer det du behöver köpa så får du gärna ta med dom i jämförelsen.

Kontrollera att företaget säljer till företagskunder och kan skicka faktura. Helst elektronisk faktura i Peppol-format. Se mer om peppol-faktura här.

Glöm inte att meddela den YY-kod som företaget måste skriva på fakturan.

Köp för max 615 000 kr

En direktupphandling kan göras när det sammanräknade värdet är max 615 000 kr för;

1. likartade köp som görs i hela kommunen under ett år, eller
2. det du ska köpa (inkl optioner) under hela den avtalstid (inkl. förlängningar) du har i åtanke.

När inköpets värde är mer än 20 000 kr ska du jämföra offerter, lösningar eller erbjudanden från minst tre olika företag och sedan välja den som bäst motsvarar behovet.

Den här typen av direktupphandlingar kan se väldigt olika ut beroende på vad som ska köpas. Gemensamt är dock att du som köpare behöver beskriva ditt behov så tydligt som möjligt för dom som ska lämna offerter, förslag på lösningar eller annan form av erbjudande.

Ofta behöver kraven eller uppdraget beskrivas skriftligt och skickas ut till företag som sedan svarar med offerter. Ibland räcker det med att få prisuppgifter som svar men ibland behöver svaren innehålla utförligare beskrivningar av det som erbjuds.

Vi har samlat några typiska upphandlingsexempel som du kan ta hjälp av när du ska göra dina direktupphandlingar på sidan Exempelupphandlingar. 

Dokumentation och diarieföring av direktupphandlingar

Om inköpets värde är 100 000 kr eller mer så ska direktupphandlingen dokumenteras i ett särskilt formulär. Har du skickat ut skriftlig förfrågan och fått skriftliga svar så bör dessa diarieföras hos din förvaltning när upphandlingen är avslutad. Har ett skriftligt avtal ingåtts så ska även detta diarieföras hos din förvaltning.

Förteckning direktupphandlare

Köp för mer än 615 000 kr

Om likartade inköp i hela kommunen bedöms kosta mer än 615 000 kr per år eller om du vill teckna ett avtal som har ett sammanlagt värde som är större än 615 000 kr inkl förlängningar och optioner så behöver en formaliserad upphandling genomföras. Kontakta Inköpssamordnaren för att få hjälp med en sådan upphandlingsprocess.

Kontakt

Inköpssamordnare Fredrik Nyström fredrik.nystrom@tibro.se, tel 181 25.